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TGR destaca dentro de las instituciones pioneras en el uso de plataforma DocDigital

TGR destaca dentro de las instituciones pioneras en el uso de plataforma DocDigital

Administrada por Gobierno Digital, la plataforma de Comunicaciones del Estado está ampliando su implementación a cerca de 200 servicios de todo el país, donde la experiencia de la Tesorería, asoma como un modelo a seguir para otros organismos.

DocDigital es la plataforma de comunicaciones del Estado que permite cargar, visar, firmar, enumerar y distribuir la documentación oficial entre organismos públicos. Hace más de un año que la Tesorería General de la República (TGR), está trabajando de manera colaborativa junto a Gobierno Digital, para liderar los procesos de cambio tecnológico al interior de la institución, que son fundamentales para el uso y aplicación de esta herramienta digital.

Fue así como se generó un trabajo con la División de Administración, la Oficina de Partes y tres Tesorerías del país, para comenzar a desarrollar este proyecto durante 2019. Para José Manuel Valiente, Coordinador de Tecnología y Modernización de la TGR, este proceso de implementación ha sido relevante en términos institucionales, ya que “nos permitió revisar esquemas de trabajo interno que antes no teníamos certeza de la necesidad de cambiarlos. Además pudimos establecer un equipo interdisciplinario con funcionarios de distintas áreas, para dar respuesta oportuna y tener una mirada global del negocio y cómo esta plataforma nos hacía esta labor más fácil”.

En este sentido, el Jefe de la División de Administración de TGR, Alexander Pérez, explicó que para tener éxito en este tipo de proyectos, el compromiso de los funcionarios es fundamental. “Una vez que la Tesorera Ximena Hernández hace suya esta iniciativa, nos encarga la misión de buscar las mejores instancias donde implementarla, pensamos que Administración y evidentemente, la Oficina de Partes, eran dos espacios con oportunidades de mejora, por lo tanto DocDigital se transformó en un aporte concreto en términos de eficiencia y eficacia en la gestión”.

Fue así que con el paso de los meses, la Tesorería General de la República avanzó de manera rápida y profesional en la instalación del software para la gestión y seguimiento de documentos oficiales entre distintas áreas internas. Posteriormente, vino la etapa de iniciar la interlocución con otros organismos del Estado, para tramitar oficios y otro tipo de documentación relevante de interlocución pública, todo esto con el propósito de alcanzar una distribución y resolución más rápida, que efectivamente tenga un impacto en los tiempos de respuesta hacia los contribuyentes.

Aurora Amigo, profesional de la Unidad de Gestión Institucional (UGI) de la TGR, sostuvo que uno de las bondades de DocDigital es su versatilidad y simpleza para la gestión de los documentos. “En síntesis esta plataforma es muy amigable, si bien al principio tuvimos barreras de capacitación, desconocimiento de la herramienta, entre otros factores, los funcionarios se dieron cuenta de lo intuitiva y fácil que es para ingresar, hacerle seguimiento y la posterior recepción de los archivos. Hemos ganado en tiempo y eficacia, dos atributos que nuestros contribuyentes agradecen”.

El factor de trabajo colaborativo fue otro de los atributos que destacaron en el marco de la implementación de DocDigital. “Trabajar en equipo fue la clave de nuestro éxito. Tal como nos explicaba la Tesorera Ximena Hernández, la idea es seducir más que imponer la herramienta a las Tesorerías Regionales. Fue así como logramos que fueran activos colaboradores en las diversas pruebas y testeos que efectuamos con los funcionarios de regiones, para estar actualmente muy cerca de la implementación con las 40 oficinas que tenemos distribuidas en el país”, comentó José Manuel Valiente.

Si bien desde TGR explican que este trabajo de implementación aún no ha concluido, ya presenta avances considerables para próximamente abarcar la mayoría de Divisiones internas y la totalidad de Tesorerías en regiones. “Este no es un proceso instantáneo, ya que involucra cambios de cultura del proceso, por lo tanto se entiende que no es una tarea fácil, pero que tiene avances concretos como el diseño y establecimiento de una biblioteca virtual, que ha generado consecuencias positivas para la organización”, explicó Alexander Pérez.

Finalmente, desde TGR manifestaron la importancia de trabajar en un esquema de co-creación junto a Gobierno Digital y las siete instituciones que fueron seleccionadas para el proyecto piloto de DocDigital. En TGR concordaron en que esta es una oportunidad real y efectiva para avanzar en la modernización del Estado, mediante un flujo digital de documentación amigable, rápido, con trazabilidad y que permite acortar los tiempos de respuesta de las instituciones, con un directo beneficio en la calidad de servicio que se entrega a la ciudadanía.

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